Effectuer des achats sur Amazon pour une activité professionnelle est une pratique courante. La plateforme propose une large gamme de produits et services, une livraison rapide et des prix compétitifs. Cependant, après l'achat, la question de la facture se pose. Une facture est un document comptable essentiel pour la déduction de la TVA, la justification des dépenses et le respect des obligations légales. Le processus d'obtention de ces justificatifs peut parfois s'avérer complexe.
Ce guide vous aidera à maîtriser la récupération de vos factures Amazon, en optimisant votre gestion comptable et en respectant les règles en vigueur. Nous aborderons les différentes méthodes, les erreurs à éviter et les astuces pour automatiser la collecte de vos reçus. Découvrez comment simplifier votre comptabilité et gagner du temps dans la gestion de vos achats professionnels sur Amazon. De la configuration initiale à l'automatisation, nous explorerons chaque aspect pour vous garantir une expérience sans tracas.
Prérequis : configurer son compte amazon pour un usage professionnel
Avant d'explorer les différentes méthodes pour récupérer vos factures, il est crucial de bien configurer votre compte Amazon pour un usage professionnel. Une configuration adéquate vous permettra de gagner du temps et d'éviter des problèmes lors de la récupération de vos justificatifs. Que vous utilisiez un compte Amazon classique ou un compte Amazon Business, certaines étapes sont indispensables pour une gestion optimale de vos achats professionnels.
Importance de la configuration initiale
Bien configurer votre compte dès le départ est essentiel. En fournissant des informations précises et complètes, vous facilitez le processus d'obtention des factures. Cela inclut l'adresse de facturation correcte, le numéro de TVA (si applicable) et les informations relatives à votre entreprise. Un compte correctement configuré vous permettra de suivre plus facilement vos dépenses professionnelles et de les distinguer de vos achats personnels.
Configuration d'amazon business
Si votre entreprise effectue régulièrement des achats sur Amazon, un compte Amazon Business peut être avantageux. Il offre des fonctionnalités spécifiques, telles que la gestion des utilisateurs, le contrôle des dépenses et des offres exclusives. Il permet aussi une gestion centralisée des factures et des rapports d'achat.
- Avantages d'Amazon Business : Accès à des prix de gros, gestion des utilisateurs, outils de reporting, exonération de TVA pour les achats intracommunautaires (sous conditions).
- Processus d'inscription : L'inscription à Amazon Business est gratuite et relativement simple. Vous devrez fournir des informations sur votre entreprise, telles que son nom, son adresse et son numéro de TVA. L'éligibilité est soumise à la vérification des informations fournies.
- Paramétrage : Une fois votre compte créé, vous paramétrerez les adresses de facturation et de livraison professionnelles, et configurerez votre numéro de TVA intracommunautaire.
Bien qu'Amazon Business offre de nombreux avantages, il est important de noter que certaines fonctionnalités peuvent être payantes ou soumises à des conditions spécifiques. Avant de vous inscrire, renseignez-vous sur les coûts associés et les conditions d'éligibilité pour vous assurer que cette solution correspond aux besoins de votre entreprise.
Alternative : utilisation d'un compte amazon classique
Si vous n'avez pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes par Amazon Business, vous pouvez utiliser un compte Amazon classique pour vos achats professionnels. Dans ce cas, il est important de paramétrer les informations relatives à votre entreprise dans les paramètres de votre compte. Cela vous permettra de recevoir des factures avec les informations correctes.
- Paramétrage de l'adresse de facturation : Modifiez l'adresse de facturation par défaut pour indiquer l'adresse de votre entreprise dans la section "Vos adresses".
- Ajout du numéro de TVA : Si vous êtes assujetti à la TVA, ajoutez votre numéro de TVA dans les paramètres de paiement. Cela permettra à Amazon de l'indiquer sur vos factures.
- Adresses de livraison distinctes : Utilisez des adresses de livraison différentes pour vos achats personnels et professionnels. Cela vous permettra de mieux suivre vos dépenses.
Méthode 1 : télécharger les factures directement depuis son compte amazon
La méthode la plus simple et la plus directe pour obtenir vos justificatifs Amazon est de les télécharger directement depuis votre compte. Cette méthode est rapide et efficace, et vous permet d'accéder à tous vos documents comptables en un seul endroit. Suivez les étapes ci-dessous pour télécharger vos factures en quelques clics.
Accéder à l'historique des commandes
La première étape consiste à accéder à votre historique des commandes. Connectez-vous à votre compte Amazon et cliquez sur "Retours et commandes" en haut à droite de la page. Vous serez alors redirigé vers la page de votre historique des commandes, où vous consulterez toutes vos commandes passées.
Trouver la facture
Dans votre historique des commandes, recherchez la commande pour laquelle vous souhaitez obtenir le justificatif. À côté de chaque commande, vous devriez voir un lien "Facture" ou "Reçu de TVA". Le nom exact du lien peut varier en fonction du vendeur et du pays. Si vous ne voyez pas ce lien, cela peut être dû à une commande trop récente, un achat auprès d'un vendeur tiers, ou la facture n'est pas encore disponible.
Certaines commandes peuvent ne pas avoir de facture disponible immédiatement. Dans ce cas, vous devrez peut-être attendre quelques jours ou contacter le vendeur pour en faire la demande. Les vendeurs tiers, en particulier, peuvent avoir des délais de traitement différents pour les factures.
Télécharger et imprimer la facture
Une fois que vous avez trouvé le lien "Facture" ou "Reçu de TVA", cliquez dessus pour télécharger le justificatif. La facture sera généralement au format PDF, ce qui vous permettra de l'enregistrer sur votre ordinateur et de l'imprimer. Nommez le fichier de la facture pour pouvoir le retrouver facilement, par exemple, en utilisant le numéro de commande, la date et le nom du vendeur.
Méthode 2 : utiliser les e-mails de confirmation de commande
Une autre méthode pour obtenir vos factures Amazon consiste à utiliser les e-mails de confirmation de commande que vous recevez après chaque achat. Ces e-mails contiennent souvent un lien direct vers le justificatif, ce qui peut être une solution rapide si vous ne trouvez pas la facture dans votre historique des commandes. Cependant, cette méthode a des limitations et ne doit être utilisée qu'en dernier recours.
Rechercher les e-mails de confirmation
La première étape consiste à rechercher les e-mails de confirmation de commande dans votre boîte de réception. Ces e-mails sont généralement envoyés par Amazon.fr ou par le vendeur tiers auprès duquel vous avez effectué l'achat. Utilisez des mots-clés tels que "confirmation de commande", "facture Amazon" ou le numéro de commande pour faciliter votre recherche. Vérifiez également vos dossiers de spam et de courrier indésirable.
Contenu des e-mails de confirmation
Les e-mails de confirmation de commande contiennent un résumé de votre commande, y compris les articles achetés, le montant total, l'adresse de livraison et la date. Dans certains cas, vous trouverez également un lien direct vers la facture. Si le lien est présent, cliquez dessus pour télécharger le justificatif. Si le lien est absent, la facture n'est pas disponible dans l'e-mail et vous devrez utiliser une autre méthode.
Limitations de cette méthode
L'utilisation des e-mails de confirmation de commande pour obtenir vos factures présente des limitations. La facture n'est pas toujours présente, et il existe un risque de perte ou de suppression des e-mails, ce qui rendrait impossible la récupération du justificatif. Cette méthode n'est pas adaptée à une gestion comptable régulière, car elle nécessite de rechercher manuellement les e-mails pour chaque commande. Il est donc préférable d'utiliser la méthode de téléchargement direct depuis votre compte Amazon.
Méthode 3 : contacter le vendeur tiers
Lorsque vous effectuez un achat auprès d'un vendeur tiers sur Amazon Marketplace, la responsabilité de fournir la facture incombe généralement au vendeur lui-même. Si vous ne trouvez pas la facture dans votre compte Amazon ou dans l'e-mail de confirmation, vous devrez contacter directement le vendeur pour en faire la demande. Cette méthode peut être plus longue, mais elle est souvent nécessaire pour les achats Marketplace.
Identification des achats marketplace
Il est important de pouvoir identifier les achats effectués auprès de vendeurs tiers sur Amazon Marketplace. Ces achats sont indiqués par la mention "Vendu par [Nom du vendeur] et expédié par Amazon" ou "Vendu et expédié par [Nom du vendeur]". Si vous voyez cette mention, vous avez acheté le produit auprès d'un vendeur tiers et devrez le contacter directement pour obtenir le justificatif.
Comment contacter le vendeur
Pour contacter le vendeur tiers, accédez à la page de la commande dans votre historique des commandes. Recherchez le bouton "Contacter le vendeur" et cliquez dessus. Vous serez redirigé vers une page où vous rédigerez un message au vendeur. Demandez poliment la facture pour votre commande et indiquez le numéro de commande. Joignez une capture d'écran de la commande à votre message.
Suivi de la demande
Après avoir envoyé votre demande de facture, attendez une réponse du vendeur. Les délais de réponse peuvent varier, mais la plupart des vendeurs devraient répondre dans les 24 à 48 heures. Si vous ne recevez pas de réponse dans ce délai, relancez le vendeur. Si, malgré vos relances, vous ne parvenez pas à obtenir la facture, contactez le service client Amazon pour obtenir de l'aide.
Alternatives si le vendeur ne fournit pas la facture
Si le vendeur ne fournit pas la facture, vous pouvez contacter le service client Amazon, en expliquant votre situation. En dernier recours, vous pouvez utiliser votre relevé bancaire comme justificatif d'achat, mais cette option n'est pas idéale car elle ne contient pas toutes les informations requises sur une facture.
Optimisation et automatisation : conseils pour une gestion efficace des factures amazon
Une fois que vous avez obtenu vos justificatifs Amazon, il est important de les gérer efficacement pour simplifier votre comptabilité et gagner du temps. Il existe des outils et techniques pour centraliser, automatiser et organiser vos factures. En adoptant ces bonnes pratiques, vous optimiserez votre gestion comptable et éviterez des erreurs.
Centralisation des factures
La première étape consiste à centraliser toutes vos factures Amazon dans un seul endroit. Créez un dossier dédié sur votre ordinateur ou utilisez un service de stockage en ligne tel que Google Drive ou Dropbox. L'objectif est de pouvoir accéder facilement à tous vos justificatifs.
Automatisation de la collecte
Pour gagner du temps, automatisez la collecte de vos factures Amazon à l'aide de services tiers tels que GetMyInvoices ou Receipt Bank. Ces services se connectent à votre compte Amazon et téléchargent vos factures. Certains services extraient les informations importantes des factures et les intègrent directement à votre logiciel de comptabilité.
- GetMyInvoices : Télécharge automatiquement les factures et les organise. Avant de l'utiliser, vérifiez les conditions d'utilisation et les mesures de sécurité mises en place.
- Receipt Bank : Extrait les données des factures et les intègre à votre logiciel de comptabilité. Assurez-vous de comprendre leur politique de confidentialité et comment ils protègent vos données.
Lors de l'utilisation de services d'automatisation, il est crucial de considérer les aspects de sécurité et de confidentialité. Assurez-vous que le service choisi respecte les normes de sécurité en vigueur et qu'il offre des garanties quant à la protection de vos données financières. Il est également important de comprendre comment ces services traitent vos données et de vérifier leur conformité avec les réglementations en matière de protection des données personnelles, telles que le RGPD.
Nommage des fichiers
Adoptez une convention de nommage claire et cohérente pour vos fichiers de factures. Par exemple, utilisez le format "Amazon_NumCommande_Date_Fournisseur.pdf". Cela vous permettra de retrouver facilement vos factures.
Intégration avec un logiciel de comptabilité
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité tel que Quickbooks ou Xero, vous pouvez importer directement vos factures Amazon. Cela vous permettra de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie. Certains logiciels offrent une intégration directe avec Amazon, ce qui facilite encore davantage le processus.
Astuce originale
Pour les utilisateurs avancés, il est possible de créer un script (en utilisant Python ou un autre langage de programmation) qui utilise l'API Amazon (si accessible) pour automatiser le téléchargement des factures. Cette approche nécessite des compétences en programmation, mais elle peut être très efficace pour automatiser complètement le processus de collecte des factures. Cependant, cette approche peut être complexe et nécessiter une maintenance régulière, sans garantie de pérennité en raison des évolutions potentielles de l'API Amazon.
Erreurs courantes à éviter et solutions
Lors de la gestion de vos factures Amazon, certaines erreurs sont fréquentes. En étant conscient de ces erreurs et en adoptant les bonnes pratiques, vous éviterez des problèmes et simplifierez votre comptabilité. Voici quelques erreurs courantes à éviter et les solutions correspondantes.
- Oublier de télécharger la facture : Mettez en place un rappel régulier dans votre calendrier pour télécharger vos justificatifs Amazon après chaque achat.
- Supprimer les e-mails de confirmation sans télécharger la facture : Créez un filtre dans votre boîte de réception pour archiver automatiquement les e-mails de confirmation Amazon et téléchargez la facture avant de supprimer l'e-mail.
- Ne pas paramétrer correctement son compte : Revenez sur les points abordés dans la section II et assurez-vous que votre compte Amazon est correctement configuré pour un usage professionnel.
- Ne pas contacter le vendeur tiers : Si vous avez effectué un achat auprès d'un vendeur tiers et que vous ne trouvez pas la facture, contactez-le directement pour en faire la demande.
- Ne pas conserver une copie de sauvegarde des factures : Sauvegardez régulièrement vos factures sur un disque dur externe ou dans le cloud pour éviter de les perdre en cas de problème avec votre ordinateur.
FAQ : réponses aux questions fréquentes
Voici une liste de questions fréquemment posées concernant l'obtention de factures Amazon pour les achats professionnels, accompagnées de leurs réponses.
- Où trouver mon numéro de TVA sur la facture ? Le numéro de TVA de votre entreprise devrait figurer sur le justificatif si vous l'avez renseigné dans les paramètres de votre compte Amazon.
- Que faire si la facture est au nom d'une personne physique et non de mon entreprise ? Assurez-vous que l'adresse de facturation de votre compte Amazon est bien celle de votre entreprise et non votre adresse personnelle. Modifiez cette information dans les paramètres de votre compte.
- Comment obtenir une facture pour un achat effectué il y a plus d'un an ? Vous pouvez contacter le service client Amazon ou le vendeur tiers (si applicable) pour demander une copie du justificatif.
- Les factures Amazon sont-elles valables pour la déduction de TVA ? Oui, si elles contiennent les informations requises, telles que le numéro de TVA du vendeur et de l'acheteur, la date, la description des produits ou services, le montant HT, le taux de TVA et le montant TTC. La validité est soumise aux lois locales.
- Comment gérer les factures Amazon provenant de l'étranger ? Conservez les factures et les justificatifs de paiement. Vérifiez si le vendeur est assujetti à la TVA dans votre pays.
- Que faire si le montant de la facture ne correspond pas au montant débité ? Contactez le service client Amazon pour signaler l'erreur et demander une correction du justificatif.
- Puis-je obtenir une facture pour un achat effectué avec un chèque-cadeau Amazon ? Oui, vous pouvez obtenir un justificatif. Il indiquera le montant total de l'achat et le montant payé avec le chèque-cadeau.
Simplifiez votre gestion des factures amazon
Obtenir des factures Amazon pour vos achats professionnels n'est pas insurmontable. En suivant les méthodes décrites, en configurant correctement votre compte et en automatisant la collecte de vos factures, vous simplifierez votre gestion comptable. Une gestion rigoureuse de vos justificatifs est essentielle pour la déduction de la TVA, la justification de vos dépenses et le respect des obligations légales.
Mettez en pratique les conseils de cet article et optimisez votre gestion des factures Amazon dès aujourd'hui. N'hésitez pas à laisser un commentaire si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager vos propres astuces. Une gestion efficace de vos finances professionnelles est à portée de main!